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LE DESIGN DES PROCESSUS
Toutes les organisations utilisent des processus pour mener à bien leurs activités. Un processus est une suite d’activités qui permet de franchir les étapes menant à un « livrable » , par exemple le produit ou le service attendu par vos clients, la production de vos états financiers mensuels, la production de la paie, la mobilisation de vos équipes pour un chantier… La liste des possibilités est infinie.
Le design des processus (ou cartographie) consiste à illustrer les étapes pour réaliser le "livrable", ainsi que les interactions entre les personnes qui créent ce livrable.
En illustrant le processus, il est plus facile de voir s'il y a des étapes inutiles, des répétions, des pertes de temps, ou des interventions qui n'ajoutent rien à la qualité du livrable. On peut alors plus facilement corriger le processus et ainsi gagner en clarté, en temps et en efficacité.
COMMENT S'Y PREND-ON?
Pour illustrer le processus, nous suggérons d'animer un exercice de cartographie lors duquel seront présentes toutes les personnes impliquées dans la réalisation du "livrable", incluant la personne devant attester de la qualité du livrable.
Selon la complexité du processus, cela peut prendre de 30 minutes à quelques heures pour illustrer le processus.
La plupart du temps, on profite de cette activité pour identifier les améliorations possibles. Selon la teneure de ces améliorations, on pourra parfois même livrer le design final du processus. Après quoi, il ne reste plus qu'à le tester!
Dans la mesure où la standardisation est une façon de faire permettant l’amélioration et non un carcan, toutes organisations a avantage à introduire plus de rigueur dans son quotidien. Les environnements d’affaires changent tellement rapidement que ça devient de plus en plus un « must ».